Tekniikan projektinhallintavalvonta: Lotus-aikataulujen siirtäminen Exceliin ja CSV

Lyhyesti

Insinöörihankkeiden arkistot sisältävät edelleen kustannusarvioita, aikataulun tilannekuvia, ansaitun arvon raportteja ja muutosmääräyslokeja Lotus-muodoissa. Niiden paikallinen muuntaminen XLSX- ja CSV-muotoon tekee tiedoista haettavia, tarkastettavia ja helppoja yhdistää nykyaikaisiin projektinhallintajärjestelmiin—ilman, että arkaluonteiset asiakas- tai sopimustiedot altistuvat ilmaiselle verkkotyökalulle.

Projektin historia on usein taulukkolaskennan historia

Kustannusarviot, perusaikataulut, ansaitun arvon raportit ja muutosmääräyslokit EPC- ja infrastruktuurihankkeista voivat olla Lotus 1-2-3-tiedostoissa vuosikymmeniä. Ne säilyvät, koska ne olivat virallinen kirjanpito silloin ja koska joku hyväksyi luvun käyttäessään niitä.

Modernit projektinhallinnan alustat eivät pysty lukemaan näitä tiedostoja suoraan. Kunnes ne on muunnettu, arkisto on käytännössä pimeä.

Miksi tämä on tärkeää nyt

Vanhemmista projektikirjanpidoista tulee tärkeitä riitatilanteissa, takuukyselyissä, opittujen asioiden arvioinneissa ja ennakkotarjousanalyyseissä. Tiimit, jotka pystyvät hakemaan vuoden 2003 aikataulun, laskemaan vanhan arvion uudelleen tai tarkistamaan muutostilauksen trendin vuosikymmenien ajalta, ovat todellisessa etulyöntiasemassa.

Verkkokäyttöinen muuntaminen on harvoin hyväksyttävää asiakasluottamuksellisten projektitietojen osalta, erityisesti puolustuksessa, infrastruktuurissa ja suurissa teollisuustöissä.

Muunna siinä järjestyksessä, joka vastaa työnkulkuasi

yksi. Arviot ja budjetit XLSX:lle

Arviot ja budjetit hyötyvät eniten XLSX:sta, koska kaavat ja nimettyjä alueet ovat malli. Projektin ohjaus-analyytikot voivat sitten uudelleenlinkittää ne nykyisiin yksikkökustannuskirjastoihin.

kaksi. Aikatauluta tilannevedokset CSV:lle ja PDF:lle

Muunna aikataulun otteet CSV:ksi nykyaikaisten aikataulutyökalujen syöttöä varten ja PDF:ksi virallista 'miten aikataulu näytti tältä virstanpylväältä' -tietuetta varten.

kolme. Muutos- ja vaatelmalokit kohteeseen XLSX ja CSV

Muutos- ja vaatimuspöytäkirjat ovat yleensä taulukkomuotoisia. XLSX antaa tarkastajille työversion; CSV tekee niistä haettavia koko projektin arkiston läpi.

Erä ensin, tarkastus jälkeen

Suuret projektien arkistot on parasta muuntaa erissä—projektikohtaisesti, vaiheittain tai tilikausittain. Tämä antaa tiimille johdonmukaisen tulosnimikointikäytännön ja välttää yksittäisen manuaalisen muunnon, joka aiheuttaa epäjohdonmukaisuuksia.

Erän jälkeen näyteotetaan muutamia työkirjoja per projekti varmistaakseen summat, kaavat ja päivämääräkäytännöt ennen arkiston luovuttamista projektitietojärjestelmään.

Hae projektin historia pois binaarikahlinnasta

Modernisoi insinöörien arkisto kerran, kirjaa se ja lopeta taistelu File Explorer:n kanssa, kun seuraava kiista tai tarjouskatsaus alkaa. Menneistä projekteista tulee todellinen tutkimustyökalu sen sijaan, että ne olisivat kansio, jota kukaan ei avaa.

Muunna tiedostosi

Muunna Lotus 1-2-3 muotoon Excel