Kunnallisten tietojen siirto: Lotus-tiedostot valtion arkistoissa

Lyhyesti

Kaupungit, piirikunnat ja virastot säilyttävät usein Lotus 1-2-3-työkirjoja budjetteja, tontteja, avustuksia ja osastoraportteja varten, koska säilytysaikataulut mitataan vuosikymmenissä. Paikallinen muuntaminen PDF, XLSX, HTML ja CSV tuottaa formaatteja, jotka sopivat nykyaikaisiin arkistojärjestelmiin samalla kun mahdollisesti arkaluonteiset tiedot pitää viraston verkon sisällä.

Julkiset asiakirjat vanhenevat vuosikymmenissä, eivät neljänneksissä

Budjettityökirjat, pakettien yhteenvedot, avustusseurantalomakkeet ja osastoraportit voidaan säilyttää 25, 50 tai jopa 75 vuotta riippuen asiakirjojen säilytysaikataulusta. Muoto toimii pääsyesteenä kauan ennen kuin asiakirjat saavuttavat elinkaarensa lopun.

Julkiset asiakirjapyyntöjä, valtuuston tiedusteluja, tarkastuksia ja avustusten tarkastuksia voivat kaikki tuoda nämä tiedostot esiin lyhyellä varoitusajalla. Tiimi, jolla ne on jo muunnettu, etenee eri nopeudella kuin tiimi, jolla niitä ei ole.

Miksi hallituksen tiedot eivät koskaan pitäisi mennä ilmaiseen muuntimeen

Koostetiedot, tonttitasoiset tiedot, myyjäluettelot ja henkilöstöön liittyvät tiedot näkyvät monissa näistä työkirjoista. Niiden lataaminen tuntemattomaan palvelimeen on harvoin sallittua osavaltion IT-politiikan mukaan ja rikkoo usein niitä asiakirjahallintastandardeja, jotka virasto on jo ottanut käyttöön.

Työpöytätyökalu, joka toimii viraston työasemalla, pitää tiedot verkon sisällä ja tuottaa tulosteita, jotka vastaavat selkeästi tietojärjestelmää.

Säilyttämiseen sopiva tulossarja

yksi. PDF pääsyä ja säilyttämistä varten

PDF/A on pitkäaikainen formaatti, jota useimmat valtion arkistot odottavat. Luo PDF jokaiselle Lotus-työkirjalle, jotta pyynnöt, neuvostot ja tarkastajat voidaan palvella nopeasti ilman, että taulukkolaskentaohjelmaa tarvitsee käynnistää.

kaksi. XLSX henkilöstön tarkastelua varten

XLSX on työskentelymuoto. Osaston henkilökunta avaa sen Excelissä tarkistaakseen summat, tarkastellakseen kaavoja tai laatiakseen seuraavan vuoden suunnitelman historiallisesta lähtötasosta.

kolme. CSV tietuejärjestelmiin syöttämistä varten

Useimmat nykyaikaiset tiedonhallinta- ja ERP-alustat ottavat CSV hyvin vastaan. Käytä sitä pakettirullille, toimittajaluetteloille ja mille tahansa taulukkotiedoille, joiden täytyy olla tallennettuna järjestelmän rekisteriin.

Säilyttämistä huomioiva työnkulku

Dokumentoikaa kunkin arkiston soveltuva säilytysaikataulu. Muuntakaa alkuperäinen Lotus-työkirja, säilyttäkää binaaritiedosto muunnettujen tulosten ohella ja tallentakaa muunnoslokki, joka sitoo lähde- ja tulospolut sekä aikaleimat yhteen.

Käsittele muunnettua PDF pääsylopiona ja XLSX/CSV tulosteita analyyttisinä kopioina. Alkuperäinen .wk1 pysyy syväarkistossa, kunnes säilytysaikataulu määrää toisin.

Tee Lotusista alaviite tietojen modernisointisuunnitelmassasi

Julkisen sektorin tiimit harvoin saavat ylimääräistä aikaa tämän työn tekemiseen. Muunna kerran, dokumentoi työnkulku tiedonhallintasuunnitelmassa ja siirry eteenpäin — tuleva itsesi, joka käsittelee julkisen tiedon pyyntöä, kiittää sinua.