Kirjanpitotoimistot: Asiakaslaskentojen käsittely, jotka ovat jumissa Lotus 1-2-3

Lyhyesti

Asiakkaan arkistot sisältävät edelleen historiallisia pääkirjoja, poistosuunnitelmia, palkkakertymiä ja varaston täsmäytyksiä, jotka on luotu Lotus 1-2-3:ssa. Näiden tiedostojen lataaminen ilmaiseen muuntimeen vaarantaa luottamuksellisuus- ja riippumattomuussäännöt. Paikallinen muuntaminen XLSX:ksi, PDF:ksi ja CSV:ksi on puolustettavissa oleva oletus CPA:ille, neuvontayrityksille ja oikeudellista tukea tarjoaville tiimeille.

Miksi kirjanpitäjät näkevät yhä Lotuksen

Pitkäaikaiset asiakkaat luovuttavat tallennuslevyjä, etävarmuuskopiointinauhoja tai palautettuja kirjanpitäjän kannettavia tietokoneita, joissa on vuosikymmenien kirjanpidot. Monet näistä työkirjoista luotiin Lotus 1-2-3:ssa ennen kuin Excelistä tuli koko toimiston standardi, ja ne säilyivät yksinkertaisesti siksi, ettei kenelläkään ollut aikaa tai oikeaa työkalua siirtää niitä.

Sitoumukset, jotka paljastavat nämä tiedostot, sisältävät kiinteistötöitä, yritysten arvonmäärityksiä, IRS-tarkastuksia, sisäisen valvonnan tarkastuksia, yrityskauppojen huolellisuustarkastuksia ja oikeudellista tukea.

Miksi "ilmainen verkkomuunnin" ei ole vaihtoehto

AICPA:n, osavaltion lautakuntien ja toimeksiantokirjeiden salassapitosäännöissä ei ole poikkeusta 'mutta se oli ilmainen työkalu'. Asiakkaan tilikirjan lataaminen tuntemattomalle palvelimelle voi vaikuttaa samanaikaisesti riippumattomuuteen, salassapitoon ja datan suvereniteettivelvoitteisiin.

Työpöytäsovitin, joka toimii kokonaan kumppanin tai henkilöstön työasemalla, on vähiten sääntelyesteitä sisältävä vaihtoehto. Tiedostot pysyvät yrityksen ympäristössä, ja muunnoslokista tulee osa työpapereita.

Puolustettavissa oleva muunnosprosessi

yksi. Ota käyttöön vain luku -tila asiakkaan kopio

Liitä asiakkaan arkisto vain luku -tilassa ja kopioi Lotus-kansiorakenne sitoutumiseen liittyvään paikkaan toimiston työasemalle. Älä koskaan tee muunnosta alkuperäisestä mediasta.

kaksi. Muunna XLSX, CSV ja PDF

Käytä XLSX pääkirjan tarkastukseen ja uudelleenarviointiin, CSV tapahtumatason analytiikkaan ja PDF työpapereihin. Suorita muunnos erissä—vuosittain, yksikkökohtaisesti tai järjestelmäkohtaisesti.

kolme. Säilytä muunto-loki

Tallenna tiedostokohtainen loki lähdepolulla, kohdepolulla, muodolla ja aikaleimalla. Liitä se toimeksiannon työpapereihin, jotta kuka tahansa tarkastaja voi toistaa muunnoksen.

Pistokokeet ennen kuin luotat tulokseen

Varmista kunkin pääkirjan kohdalla summat, valuutan muotoilu, kausien päivämäärät ja pieni määrä kaavoja muunnetussa XLSX:ssa. Varmista, ettei piilotettuja taulukoita ja nimettyjä alueita ole poistettu hiljaisesti.

Kun jokin näyttää väärältä, on parempi muuntaa uudelleen päivitetyn laajennuksen avulla kuin muokata tulosta käsin. Tarkastusjälki on näin puhtaampi.

Tee vanhoista pääkirjoista laskutettava etu

Yritys, joka pystyy nopeasti käsittelemään ja tarkistamaan Lotus-arkistoja, muuttaa asiakkaan päänsäryn laskutettavaksi erikoisosaamiseksi. Standardisoi työnkulun kerran, ja jokainen siten sisältävä vanhoja taulukkolaskentatiedostoja sisältävä toimeksianto muuttuu sujuvammaksi, nopeammaksi projektiksi.