Migração de Registos Municipais: Ficheiros Lotus em Arquivos Governamentais

TL;DR

Cidades, condados e agências frequentemente mantêm folhas de trabalho Lotus 1-2-3 para orçamentos, lotes, subsídios e relatórios departamentais porque os cronogramas de retenção são medidos em décadas. A conversão local para PDF, XLSX, HTML e CSV produz formatos que se adequam aos sistemas modernos de registos, mantendo ao mesmo tempo dados potencialmente sensíveis dos cidadãos dentro da rede da agência.

Os registos públicos envelhecem em décadas, não em trimestres

Folhas de cálculo orçamentais, resumos de parcelas, folhas de acompanhamento de subvenções e relatórios de departamentos podem ser retidos durante 25, 50 ou até 75 anos, dependendo do calendário de registos. O formato torna-se a barreira de acesso muito antes de os registos atingirem o fim do seu ciclo de vida.

Pedidos de registos públicos, inquéritos do conselho, auditorias e revisões de subsídios podem revelar estes ficheiros em pouco tempo. A equipa que já os tem convertidos move-se a uma velocidade diferente da equipa que não os tem.

Por que os dados do governo nunca devem ir para um conversor gratuito

Dados de constituintes, informações ao nível de parcelas, listas de fornecedores e registos adjacentes ao pessoal aparecem em muitos destes livros de trabalho. Carregá-los para um servidor desconhecido raramente é permitido pela política de TI do estado e frequentemente viola o padrão de gestão de registos que a agência já adotou.

Uma ferramenta de ambiente de trabalho que funciona na estação de trabalho da agência mantém os dados dentro da rede e produz resultados que se mapeiam de forma clara ao sistema de registos.

Conjunto de saída amigável à retenção

um. PDF para acesso e retenção

PDF/A é o formato de longo prazo que a maioria dos arquivos estaduais espera. Gere um PDF para cada livro do Lotus para que pedidos, conselhos e auditores possam ser atendidos rapidamente sem abrir um cliente de folhas de cálculo.

dois. XLSX para revisão da equipa

XLSX é o formato de trabalho. Os funcionários do departamento abrem-no no Excel para verificar os totais, rever fórmulas ou elaborar o plano do próximo ano a partir de uma base histórica.

três. CSV para ingestão em sistemas de registos

A maioria das plataformas modernas de gestão de registos e ERP importa CSV bem. Utilize-o para rolos de encomendas, listas de fornecedores e quaisquer registos tabelares que precisem de viver dentro do sistema de registo.

Um fluxo de trabalho consciente da retenção

Documente o calendário de retenção que se aplica a cada arquivo. Converta o livro original do Lotus, mantenha o binário juntamente com os resultados convertidos e registe um log de conversão que ligue os caminhos de origem aos de saída e os carimbos de data e hora.

Trate o PDF convertido como a cópia de acesso e os outputs XLSX/CSV como as cópias analíticas. O original .wk1 permanece no arquivo profundo até que o cronograma de retenção indique o contrário.

Transforme o Lotus numa nota de rodapé no seu plano de modernização de registos

As equipas do setor público raramente têm tempo extra para fazer este trabalho. Converta uma vez, documente o fluxo de trabalho no plano de gestão de registos e siga em frente — o seu eu futuro, a tratar de um pedido de registos públicos, agradecerá.