Migratie van gemeentelijke archieven: Lotus-bestanden in overheidsarchieven

Kort samengevat

Steden, provincies en instanties bewaren vaak Lotus 1-2-3-werkbladen voor budgetten, percelen, subsidies en afdelingsrapporten omdat bewaarschema's in decennia worden gemeten. Lokale conversie naar PDF, XLSX, HTML en CSV produceert formaten die passen bij moderne registratiesystemen terwijl potentieel gevoelige gegevens van burgers binnen het netwerk van de instantie blijven.

Publieke registers verouderen in decennia, niet in kwartalen

Budgetwerkbladen, pakketsamenvattingen, subsidievolgingsbladen en afdelingsrapporten kunnen 25, 50 of zelfs 75 jaar worden bewaard, afhankelijk van het recordsschema. Het formaat wordt de toegangsdrempel lang voordat de documenten het einde van hun levensduur bereiken.

Verzoeken om openbare documenten, vragen van de raad, audits en subsidies beoordelingen kunnen al deze bestanden op korte termijn aan het licht brengen. Het team dat deze al heeft geconverteerd beweegt zich met een andere snelheid dan het team dat dat niet heeft.

Waarom overheidsgegevens nooit naar een gratis converter zouden moeten gaan

Kiezersgegevens, informatie op perceelniveau, leverancierslijsten en personeelsgerelateerde dossiers verschijnen in veel van deze werkboeken. Het uploaden ervan naar een onbekende server is zelden toegestaan volgens het IT-beleid van de staat en schendt vaak de reeds door het agentschap aangenomen standaard voor documentbeheer.

Een desktoptool die op het werkstation van het bureau draait, houdt de gegevens binnen het netwerk en produceert output die duidelijk overeenkomt met het registratiesysteem.

Behoudenvriendelijke uitvoerset

één. PDF voor toegang en bewaaring

PDF/A is het langetermijnformaat dat de meeste staatsarchieven verwachten. Genereer een PDF voor elke Lotus-werkmap zodat verzoeken, commissies en auditors snel kunnen worden bediend zonder een spreadsheetprogramma te openen.

twee. XLSX voor personeelbeoordeling

XLSX is het werkformaat. Afdelingsmedewerkers openen het in Excel om totals te controleren, formules te bekijken of het plan voor het volgende jaar op te stellen op basis van een historische basislijn.

drie. CSV voor opname in registratiesystemen

De meeste moderne records management- en ERP-platforms verwerken CSV goed. Gebruik het voor pakketrollen, leverancierslijsten en alle tabulaire gegevens die in het recordsystem moeten worden opgeslagen.

Een retentie-bewust workflow

Documenteer het retentieschema dat van toepassing is op elk archief. Converteer het oorspronkelijke Lotus-werkboek, bewaar het binaire bestand naast de geconverteerde uitvoer en leg een conversielogboek vast dat bron- en uitvoerpaden en tijdstempels koppelt.

Behandel de geconverteerde PDF als de toegangsversie en de XLSX/CSV uitvoerbestanden als de analytische kopieën. De originele .wk1 blijft in de diepe archiefopslag totdat het retentieplan anders aangeeft.

Maak Lotus een voetnoot in je plan voor het moderniseren van de administratie

Teams in de publieke sector krijgen zelden extra tijd om dit werk te doen. Zet het één keer om, documenteer de workflow in het recordsmanagementplan, en ga door—je toekomstige zelf die een openbaar-recordsverzoek afhandelt zal je dankbaar zijn.