Migrasjon av kommunale arkiver: Lotus-filer i offentlige arkiver

Kort sagt

Byer, fylker og etater beholder ofte Lotus 1-2-3-ark for budsjetter, eiendommer, tilskudd og avdelingsrapporter fordi oppbevaringsplaner måles i tiår. Lokal konvertering til PDF, XLSX, HTML og CSV produserer formater som passer moderne arkivsystemer samtidig som potensielt sensitive data om innbyggere holdes innenfor etatens nettverk.

Offentlige registre eldes i tiår, ikke kvartaler

Budsjettark, pakkesammendrag, tilskuddsoppfølgingsark og avdelingsrapporter kan beholdes i 25, 50 eller til og med 75 år avhengig av arkivplanen. Formatet blir en tilgangsbarriere lenge før arkivene når slutten av levetiden.

Forespørsler om offentlige journaler, kommunale forespørsler, revisjoner og tilskuddsanmeldelser kan alle bringe fram disse filene på kort varsel. Teamet som allerede har dem konvertert, beveger seg i et annet tempo enn teamet som ikke har det.

Hvorfor offentlige data aldri bør gå til en gratis konverter

Konstituentdata, informasjon på parcel-nivå, leverandørlister og personalrelaterte registre vises i mange av disse arbeidsbøkene. Å laste dem opp til en ukjent server er sjelden tillatt under statlig IT-policy og bryter ofte med arkivforvaltningsstandarden byrået allerede har tatt i bruk.

Et skrivebordsverktøy som kjører på arbeidsstasjonen til byrået holder dataene inne i nettverket og produserer utdata som følger systemet for registrene tett.

Bevaringsvennlig utgangssett

en. PDF for tilgang og oppbevaring

PDF/A er det langsiktige formatet de fleste statsarkiver forventer. Generer en PDF for hver Lotus-arbeidsbok slik at forespørsler, råd og revisorer kan betjenes raskt uten å måtte starte et regnearkprogram.

to. XLSX for ansattgjennomgang

XLSX er arbeidsformatet. Avdelingsansatte åpner det i Excel for å verifisere totaler, gjennomgå formler eller lage neste års plan basert på en historisk basislinje.

tre. CSV for inntak i records-systemer

De fleste moderne arkivhåndterings- og ERP-plattformer håndterer CSV godt. Bruk det for pakkelister, leverandørlister og alle tabellbaserte opptegnelser som må eksistere i systemet for registrering.

En arbeidsflyt som tar hensyn til oppbevaring

Dokumenter oppbevaringsplanen som gjelder for hvert arkiv. Konverter den opprinnelige Lotus-arbeidsboken, behold den binære filen sammen med de konverterte filene, og ta opp en konverteringslogg som knytter kilde- til utdata-stier og tidsstempler.

Behandle den konverterte PDF som tilgangskopien og XLSX/CSV-utgangene som de analytiske kopiene. Den originale .wk1 blir i dypt arkiv til oppbevaringsplanen sier noe annet.

Gjør Lotus til en fotnote i planen din for modernisering av registre

Offentlige team får sjelden ekstra tid til å gjøre dette arbeidet. Konverter én gang, dokumenter arbeidsflyten i arkivplanen, og gå videre—din fremtidige selv som håndterer en offentlig journalforespørsel vil takke deg.