Regnskapsfirmaer: Håndtering av kundebøker fanget i Lotus 1-2-3

Kort sagt

Klientarkiver inneholder fortsatt historiske hovedbøker, avskrivningsplaner, lønnsoppsummeringer og varelageravstemminger opprettet i Lotus 1-2-3. Opplasting av disse filene til en gratis konverterer risikerer konfidensialitet og uavhengighetsregler. Lokal konvertering til XLSX, PDF og CSV er det forsvarlige standardvalget for revisorer, rådgivningsfirmaer og team for rettstøtte.

Hvorfor regnskapsførere fortsatt ser Lotus

Langvarige kunder leverer lagringsenheter, eksterne sikkerhetskopibånd eller gjenopprettede regnskapsfører-laptoper med tiår med regnskapsbøker. Mange av disse arbeidsbøkene ble opprettet i Lotus 1-2-3 før Excel ble standarden for hele firmaet, og de overlevde rett og slett fordi ingen hadde tid — eller riktig verktøy — til å migrere dem.

Oppdrag som avdekker disse filene inkluderer eiendomshåndtering, virksomhetsvurderinger, IRS-undersøkelser, internkontrollgjennomganger, M&A-due diligence og støtte ved rettstvister.

Hvorfor «gratis online-konverter» ikke er et alternativ

Konfidensialitetsregler fra AICPA, statlige styrer og oppdragsbrev inneholder ikke en 'men det var et gratis verktøy'-unntak. Å laste opp en kundes regnskap til en ukjent server kan samtidig påvirke uavhengighet, konfidensialitet og datasuverenitetsforpliktelser.

En skrivebordsomformer som kjører helt på en partner- eller ansattarbeidsstasjon, er veien med minst regulatorisk friksjon. Filene forblir innenfor firmaets miljø, og konverteringsloggen blir en del av arbeidsdokumentene.

En forsvarlig konverteringsarbeidsflyt

en. Opprett en skrivebeskyttet klientkopi

Monter klientarkivet som skrivebeskyttet og kopier Lotus-mappestrukturen til en engasjements-spesifikk plassering på en arbeidsstasjon i firmaet. Konverter aldri mot det originale mediet.

to. Konverter til XLSX, CSV, og PDF

Bruk XLSX for revisjon og nyberegning av regnskap, CSV for transaksjonsnivåanalyse, og PDF for arbeidsdokumenter. Kjør konverteringen i batch—per år, per enhet, eller per system.

tre. Bevar en konverteringslogg

Lagre en per-fil logg med kildebanen, utdatafilbanen, format og tidsstempel. Vedlegg den til arbeidsdokumentene for engasjementet slik at enhver gjennomgangsperson kan gjenskape konverteringen.

Stikkprøver før du stoler på resultatet

For hver hovedbok, kontroller summer, valutaformatering, periode datoer og en liten håndfull formler i den konverterte XLSX. Bekreft at skjulte ark og navngitte områder ikke har blitt fjernet uten at det er merket.

Når noe ser feil ut, foretrekk å konvertere på nytt med en oppdatert utvidelse i stedet for å redigere resultatet for hånd. Revisjonssporene blir renere på den måten.

Gjør eldre hovedbøker til en fakturerbar fordel

Et firma som kan lese inn og gjennomgå Lotus-arkiver raskt, gjør en kundes hodepine om til en fakturerbar spesialitet. Standardiser arbeidsflyten én gang, og hvert oppdrag som inkluderer eldre regneark blir et smidigere, raskere prosjekt.