地方自治体記録の移行：政府文書館のロータスファイル

要点

都市、郡、および機関は、保持スケジュールが数十年単位で測定されるため、予算、区画、助成金、および部門報告書のためにしばしばLotus 1-2-3ワークシートを保持します。PDF、XLSX、HTML、およびCSVへのローカル変換は、潜在的に機密性のある構成員データを機関ネットワーク内に保持しつつ、現代の記録システムに適合する形式を生成します。

公的記録の年齢は四半期ではなく、数十年単位である

予算ワークシート、荷物のまとめ、助成金追跡シート、部門レポートは、記録のスケジュールに応じて25年、50年、あるいは75年間保持される場合があります。フォーマットは、記録が寿命に達するずっと前にアクセスの障壁となります。

公開記録の請求、市議会の照会、監査、助成金の審査は、いずれもこれらのファイルを短期間で表面化させる可能性があります。それらをすでに変換して持っているチームは、持っていないチームとは異なるスピードで動きます。

なぜ政府のデータを無料のコンバーターに渡してはいけないのか

これらのワークブックの多くには、有権者データ、区画レベルの情報、ベンダーリスト、および人員に関連する記録が含まれています。これらを不明なサーバーにアップロードすることは、州のIT方針ではほとんど許可されておらず、機関がすでに採用している記録管理基準に違反することが多いです。

エージェンシーのワークステーション上で動作するデスクトップツールは、ネットワーク内でデータを保持し、記録システムにきれいに対応する出力を生成します。

保持に適した出力セット

一. PDFのアクセスと保持のため

PDF/A は、ほとんどの州立アーカイブが期待する長期保存形式です。各 Lotus ワークブックに対して PDF を生成することで、スプレッドシートクライアントを起動せずにリクエスト、評議会、監査人に迅速に対応できます。

二. スタッフの確認用 XLSX

XLSX は作業用のフォーマットです。部門のスタッフは、合計を確認したり、計算式を確認したり、過去のデータを基に次年度の計画を作成するために Excel で開きます。

三. 記録システムへの取り込み用のCSV

ほとんどの現代的な記録管理およびERPプラットフォームは、CSV をよく取り込みます。小包のリスト、ベンダーリスト、システムレコード内で管理する必要がある表形式の記録に使用してください。

保持を考慮したワークフロー

各アーカイブに適用される保持スケジュールを文書化します。元のLotusワークブックを変換し、変換された出力とともにバイナリを保持し、ソースから出力パスおよびタイムスタンプを結びつける変換ログを記録します。

変換された PDF をアクセス用コピーとして扱い、XLSX/CSV の出力を解析用コピーとして扱います。元の .wk1 は、保持スケジュールが別途指示するまでディープアーカイブに保存します。

ロータスをあなたの記録の近代化計画の脚注にしてください

公共部門のチームは、この作業をするための追加の時間をほとんど得られません。一度変換し、ワークフローを記録管理計画に文書化し、次に進みましょう—将来、公共記録のリクエストを処理する自分自身が感謝するでしょう。