会計事務所：クライアントの元帳が Lotus 1-2-3 に閉じ込められている場合の処理

要点

クライアントのアーカイブには、依然として Lotus 1-2-3 で作成された過去の総勘定元帳、減価償却スケジュール、給与概要、在庫調整が含まれています。これらのファイルを無料の変換ツールにアップロードすることは、機密保持および独立性ルールに違反するリスクがあります。CPA、アドバイザリーファーム、訴訟支援チームにとって、防御可能なデフォルトは、XLSX、PDF、および CSV へのローカル変換です。

なぜ会計士は今でもロータスを見るのか

長年の顧客は、ストレージドライブ、オフサイトのバックアップテープ、または何十年もの帳簿が入った復元済みの会計担当者のラップトップを引き渡します。それらの多くのワークブックは、Excelが社内標準になる前のLotus 1-2-3で作成され、誰も移行する時間や適切なツールを持っていなかったために生き残りました。

これらのファイルが表に出る業務には、遺産業務、事業評価、IRSの調査、内部統制レビュー、M&Aデューデリジェンス、および訴訟支援が含まれます。

なぜ「無料オンラインコンバーター」がオプションではないのか

AICPA、州委員会、および業務依頼書からの機密保持規則には、「ただし、それは無料のツールだった」という例外は含まれていません。クライアントの台帳を不明なサーバーにアップロードすることは、独立性、機密保持、データ主権の義務に同時に関わる可能性があります。

パートナーまたはスタッフのワークステーション上で完全に動作するデスクトップコンバーターは、規制上の摩擦が最も少ない方法です。ファイルは社内環境に留まり、変換ログは作業用ペーパーの一部となります。

防御可能な変換ワークフロー

一. 読み取り専用クライアントコピーを作成する

クライアントのアーカイブを読み取り専用でマウントし、Lotusフォルダ構造を事務所の特定の案件用作業ステーションの場所にコピーします。元のメディアに対して変換を行ってはいけません。

二. XLSX、CSV、およびPDFに変換する

元帳のレビューと再計算には XLSX を使用し、取引レベルの分析には CSV を使用し、作業用紙には PDF を使用してください。変換処理は、年ごと、事業体ごと、またはシステムごとにバッチで実行します。

三. 変換ログを保存する

ソースパス、出力パス、フォーマット、タイムスタンプを含む各ファイルごとのログを保存します。それをエンゲージメントの作業用文書に添付して、レビュー担当者が変換を再現できるようにします。

出力を信用する前に抜き取り検査を行う

各主要元帳について、合計、通貨の書式設定、期間の日付、および変換されたXLSXの少数の数式を確認します。非表示のシートや名前付き範囲がこっそり削除されていないことを確認してください。

何かがおかしく見えるときは、出力を手で編集するよりも、更新された拡張機能で再変換することを優先してください。そうすることで、監査履歴がよりきれいになります。

レガシー台帳を請求可能な利点にする

ロータスアーカイブを迅速に取り込み、レビューできる会社は、クライアントの悩みを請求可能な専門分野に変えることができます。ワークフローを一度Standard化すれば、レガシースプレッドシートを含むすべての案件が、よりスムーズで迅速なプロジェクトになります。