Kommunale optegnelsers migration: Lotus-filer i offentlige arkiver

Kort sagt

Byer, amter og agenturer beholder ofte Lotus 1-2-3-regneark for budgetter, parceller, tilskud og afdelingsrapporter, fordi opbevaringsplaner måles i årtier. Lokal konvertering til PDF, XLSX, HTML og CSV producerer formater, der passer til moderne arkivsystemer, samtidig med at potentielt følsomme data om borgere holdes inden for agenturets netværk.

Offentlige optegnelser bliver ældre i årtier, ikke kvartaler

Budgetark, pakkesummeringer, tilskudsopfølgningsark og afdelingsrapporter kan opbevares i 25, 50 eller endda 75 år afhængigt af arkivplanen. Formatet bliver adgangsbarrieren længe før, at optegnelserne når slutningen af deres levetid.

Anmodninger om offentlige dokumenter, byrådsforespørgsler, revisioner og tilskuds-gennemgange kan alle bringe disse filer frem med kort varsel. Det team, der allerede har dem konverteret, bevæger sig i et andet tempo end det team, der ikke har dem.

Hvorfor regeringens data aldrig bør gå til en gratis konverter

Konstituentdata, oplysninger på parcelniveau, leverandørlister og personalenære optegnelser forekommer i mange af disse regneark. At uploade dem til en ukendt server er sjældent tilladt under statens IT-politik og overtræder ofte den registretsstyringsstandard, som agenturet allerede har vedtaget.

Et skrivebordsprogram, der kører på agenturets arbejdsstation, holder dataene inden for netværket og producerer output, der passer direkte til registersystemet.

Output-sæt, der er venligt for fastholdelse

en. PDF for adgang og opbevaring

PDF/A er det langsigtede format, som de fleste statsarkiver forventer. Generer en PDF for hver Lotus-arbejdsbog, så forespørgsler, råd og revisorer hurtigt kan betjenes uden at starte en regnearksapplikation.

to. XLSX til personalets gennemgang

XLSX er arbejdsformatet. Afdelingens personale åbner det i Excel for at verificere summer, gennemgå formler eller udarbejde næste års plan ud fra et historisk grundlag.

tre. CSV til indtastning i recordsystemer

De fleste moderne arkivstyrings- og ERP-platforme kan indlæse CSV godt. Brug det til pakke ruller, leverandørlister og enhver tabelformet optegnelse, der skal leve inden for registreringssystemet.

En fastholdelsesbevidst arbejdsproces

Dokumenter opbevaringsplanen, der gælder for hvert arkiv. Konverter den oprindelige Lotus-projektmappe, behold den binære fil sammen med de konverterede output, og optag en konverteringslog, der knytter kilde- til output-stier og tidsstempler.

Behandl den konverterede PDF som adgangskopien og XLSX/CSV outputtene som de analytiske kopier. Den oprindelige .wk1 forbliver i dybarkiv, indtil opbevaringsplanen angiver andet.

Gør Lotus til en fodnote i din plan for modernisering af optegnelser

Offentlige hold får sjældent ekstra tid til at udføre dette arbejde. Konverter én gang, dokumenter arbejdsprocessen i arkivstyringsplanen, og gå videre—dit fremtidige jeg, der håndterer en anmodning om offentlige optegnelser, vil takke dig.