Revisionsfirmaer: Håndtering af klientkonti fanget i Lotus 1-2-3

Kort sagt

Klientarkiver indeholder stadig historiske hovedbøger, afskrivningsplaner, lønopsummeringer og lagerafstemninger oprettet i Lotus 1-2-3. Upload af disse filer til en gratis konverter risikerer fortroligheds- og uafhængighedsregler. Lokal konvertering til XLSX, PDF og CSV er den forsvarlige standard for revisorer, rådgivningsfirmaer og teams til retssagsstøtte.

Hvorfor revisorer stadig ser Lotus

Langvarige kunder afleverer lagringsdrev, off-site backup-bånd eller gendannede bogholder-laptops med årtiers regnskaber. Mange af disse regneark blev oprettet i Lotus 1-2-3 før Excel blev standarden i hele firmaet, og de overlevede simpelthen fordi ingen havde tiden – eller det rigtige værktøj – til at migrere dem.

Engagementer, der bringer disse filer frem, inkluderer ejendomsarbejde, virksomhedsvurderinger, IRS-undersøgelser, gennemgang af intern kontrol, M&A due diligence og støtte til retssager.

Hvorfor 'gratis online konverter' ikke er en mulighed

Fortrolighedsregler fra AICPA, statslige bestyrelser og engagementsbreve indeholder ikke en undtagelse som 'men det var et gratis værktøj'. Upload af en kundes bogføring til en ukendt server kan påvirke uafhængighed, fortrolighed og data-suverenitetsforpligtelser på én gang.

En skrivebordsomformer, der kører helt på en partner- eller medarbejderarbejdsstation, er vejen med mindst regulatorisk friktion. Filer bliver inden for firmaets miljø, og konverteringsloggen bliver en del af arbejdspapirerne.

En forsvarlig konverteringsarbejdsgang

en. Opret en læse-only klientkopi

Monter klientarkivet som skrivebeskyttet, og kopier Lotus-mappestrukturen til en engagement-specifik placering på en virksomhedsarbejdsstation. Konverter aldrig mod det originale medie.

to. Konverter til XLSX, CSV og PDF

Brug XLSX til gennemgang af hovedbog og genberegning, CSV til transaktionsniveau-analyse, og PDF til arbejdsdokumenter. Kør konverteringen i batch—per år, per enhed eller per system.

tre. Bevar en konverteringslog

Gem en log pr. fil med kildevej, outputvej, format og tidsstempel. Vedhæft den til engagementets arbejdspapirer, så enhver revisor kan reproducere konverteringen.

Stikprøvekontrol, før du stoler på resultatet

For hver hovedbog skal du verificere totaler, valutaformatering, periodedatoer og et lille udvalg af formler i den konverterede XLSX. Bekræft, at skjulte ark og navngivne områder ikke er blevet slettet uden videre.

Når noget ser forkert ud, er det bedre at konvertere igen med en opdateret udvidelse i stedet for at redigere outputtet manuelt. Revisionssporet er renere på den måde.

Gør gamle regnskaber til en fakturerbar fordel

En virksomhed, der hurtigt kan indlæse og gennemgå Lotus-arkiver, forvandler en kundes hovedpine til en fakturerbar speciale. Standardiser arbejdsgangen én gang, og hver opgave, der inkluderer gamle regneark, bliver til et glattere, hurtigere projekt.