Kommunala arkivmigrationer: Lotusfiler i statliga arkiv

Kort sagt

Städer, län och myndigheter behåller ofta Lotus 1-2-3-arbetsblad för budgetar, fastigheter, bidrag och avdelningsrapporter eftersom bevaringsscheman mäts i årtionden. Lokal konvertering till PDF, XLSX, HTML och CSV producerar format som passar moderna journalsystem samtidigt som potentiellt känslig medborgardata hålls inom myndighetsnätverket.

Offentliga register åldras i decennier, inte i kvartal

Budgetmallar, paketöversikter, bidragsspårningsblad och avdelningsrapporter kan sparas i 25, 50 eller till och med 75 år beroende på journalföringsschemat. Formatet blir en åtkomstbarriär långt innan posterna når slutet av livet.

Förfrågningar om offentliga handlingar, förfrågningar från kommunen, revisioner och bidragsgranskningar kan alla ta fram dessa filer med kort varsel. Teamet som redan har dem omvandlade rör sig i en annan takt än teamet som inte har dem.

Varför regeringens data aldrig bör gå till en gratisomvandlare

Konstituentdata, information på paketnivå, leverantörslistor och personalrelaterade register förekommer i många av dessa arbetsböcker. Att ladda upp dem till en okänd server är sällan tillåtet enligt statens IT-policy och bryter ofta mot den registerhanteringsstandard som myndigheten redan har antagit.

Ett skrivbordsverktyg som körs på byråns arbetsstation håller data inom nätverket och producerar utdata som tydligt motsvarar registersystemet.

Behållarvänlig utsättningsuppsättning

en. PDF för åtkomst och lagring

PDF/A är det långsiktiga format som de flesta statsarkiv förväntar sig. Generera en PDF för varje Lotus-arbetsbok så att förfrågningar, råd och revisorer kan hanteras snabbt utan att behöva starta en kalkylprogramklient.

två. XLSX för personalgranskning

XLSX är arbetsformatet. Avdelningens personal öppnar det i Excel för att kontrollera summor, granska formler eller bygga nästa års plan utifrån ett historiskt referensvärde.

tre. CSV för ingestion i registersystem

De flesta moderna system för dokumenthantering och ERP-plattformar hanterar CSV väl. Använd det för paketlistor, leverantörslistor och alla tabellbaserade register som behöver finnas i systemet för register.

Ett arbetsflöde med medvetenhet om retention

Dokumentera den arkiveringsplan som gäller för varje arkiv. Konvertera den ursprungliga Lotus-arbetsboken, behåll binärfilen tillsammans med de konverterade resultaten, och skapa en konverteringslogg som kopplar käll- till utvägar och tidsstämplar.

Behandla den konverterade PDF som åtkomstkopian och XLSX/CSV-utgångarna som de analytiska kopiorna. Den ursprungliga .wk1 stannar i djuparkivet tills behållningsschemat säger något annat.

Gör Lotus till en fotnot i din plan för modernisering av register

Team inom offentlig sektor får sällan extra tid för att göra detta arbete. Konvertera en gång, dokumentera arbetsflödet i planeringen för recordshantering och gå vidare—ditt framtida jag som hanterar en begäran om offentliga handlingar kommer att tacka dig.