지방 기록 이관: 정부 기록 보관소의 로터스 파일

요약

도시, 카운티 및 기관은 종종 예산, 부동산, 보조금 및 부서 보고서를 위해 Lotus 1-2-3 워크시트를 보관합니다. 이는 보관 일정이 수십 년 단위로 측정되기 때문입니다. PDF, XLSX, HTML 및 CSV로의 현지 변환은 현대 기록 시스템에 맞는 형식을 생성하며, 잠재적으로 민감한 구성원 데이터를 기관 네트워크 내부에 유지합니다.

공공 기록의 연령은 분기가 아니라 수십 년 단위입니다

예산 워크시트, 소포 요약, 보조금 추적 시트 및 부서 보고서는 기록 일정에 따라 25년, 50년 또는 심지어 75년까지 보관될 수 있습니다. 기록이 수명 종료에 도달하기 훨씬 이전에 형식이 접근 장벽이 됩니다.

공공 기록 요청, 의회 조사, 감사 및 보조금 검토는 모두 단기간에 이러한 파일을 드러낼 수 있습니다. 이미 파일을 변환한 팀은 변환하지 않은 팀과는 다른 속도로 움직입니다.

정부 데이터가 무료 변환기로 절대 가면 안 되는 이유

여러 워크북에는 구성원 데이터, 소포 수준 정보, 공급업체 목록 및 인사 관련 기록이 포함되어 있습니다. 이를 알 수 없는 서버에 업로드하는 것은 주 정부 IT 정책상 거의 허용되지 않으며, 해당 기관이 이미 채택한 기록 관리 기준을 자주 위반하게 됩니다.

에이전시 워크스테이션에서 실행되는 데스크톱 도구는 데이터를 네트워크 안에 유지하고 기록 시스템과 깔끔하게 매핑되는 출력을 생성합니다.

보유 친화적 출력 세트

하나. PDF 접근 및 보존을 위해

PDF/A는 대부분의 주 기록 보관소에서 기대하는 장기 형식입니다. 요청, 위원회 및 감사인이 스프레드시트 클라이언트를 실행하지 않고도 신속하게 서비스를 받을 수 있도록 각 Lotus 워크북에 대해 PDF을 생성하세요.

둘. XLSX 직원 검토용

XLSX은 작업용 형식입니다. 부서 직원들은 Excel에서 이를 열어 총합을 확인하고, 수식을 검토하며, 과거 기반으로 다음 년도의 계획을 수립합니다.

셋. CSV를 기록 시스템에 입력하기 위해

대부분의 최신 기록 관리 및 ERP 플랫폼은 CSV를 잘 수집합니다. 소포 목록, 공급업체 목록 및 기록 시스템 내에 보관해야 하는 모든 표 형식 기록에 사용하세요.

보유 인식 워크플로

각 아카이브에 적용되는 보존 일정을 문서화합니다. 원본 Lotus 워크북을 변환하고, 변환된 출력물과 함께 이진 파일을 유지하며, 소스 경로와 출력 경로 및 타임스탬프를 연결하는 변환 로그를 기록합니다.

변환된 PDF를 접근용 사본으로 취급하고, XLSX/CSV 출력물을 분석용 사본으로 취급하십시오. 원본 .wk1는 보존 일정이 달라질 때까지 심층 아카이브에 보관됩니다.

Lotus를 기록 현대화 계획의 각주로 만드세요

공공 부문 팀은 이 작업을 수행할 추가 시간을 거의 얻지 못합니다. 한 번 변환하고, 워크플로를 기록 관리 계획에 문서화한 후 다음으로 넘어가세요—앞으로 공공 기록 요청을 처리할 당신의 미래 자신이 감사할 것입니다.