Migration kommunaler Aufzeichnungen: Lotus-Dateien in Regierungsarchiven

Kurz gesagt

Städte, Landkreise und Behörden behalten oft Lotus 1-2-3-Arbeitsblätter für Budgets, Grundstücke, Zuschüsse und Abteilungsberichte, weil Aufbewahrungspläne in Jahrzehnten gemessen werden. Lokale Konvertierung zu PDF, XLSX, HTML und CSV erzeugt Formate, die in moderne Aufzeichnungssysteme passen und gleichzeitig potenziell sensible Daten der Bürger innerhalb des Behördennetzwerks behalten.

Öffentliche Aufzeichnungen altern in Jahrzehnten, nicht in Quartalen

Budget-Tabellen, Paketübersichten, Fördermittel-Tracking-Tabellen und Abteilungsberichte können je nach Aktenplan 25, 50 oder sogar 75 Jahre aufbewahrt werden. Das Format wird schon lange vor dem Erreichen des Lebensendes der Unterlagen zur Zugangshürde.

Anfragen nach öffentlichen Aufzeichnungen, Anfragen des Rates, Prüfungen und Zuschussüberprüfungen können all diese Dateien kurzfristig ans Licht bringen. Das Team, das sie bereits konvertiert hat, bewegt sich mit einer anderen Geschwindigkeit als das Team, das dies nicht getan hat.

Warum Regierungsdaten niemals an einen kostenlosen Konverter weitergegeben werden sollten

Bestandsdaten, Informationen auf Parzellenebene, Lieferantenlisten und personenbezogene Unterlagen erscheinen in vielen dieser Arbeitsmappen. Das Hochladen auf einen unbekannten Server ist nach den IT-Richtlinien des Staates selten erlaubt und verstößt häufig gegen den bereits übernommenen Standard für die Verwaltung von Aufzeichnungen der Behörde.

Ein Desktop-Tool, das auf der Arbeitsstation der Agentur läuft, hält die Daten innerhalb des Netzwerks und erzeugt Ausgaben, die sauber mit dem Aufzeichnungssystem abgeglichen werden.

Beibehaltungsfreundlicher Ausgangssatz

eins. PDF für Zugriff und Aufbewahrung

PDF/A ist das langfristige Format, das die meisten Staatsarchive erwarten. Erstellen Sie eine PDF für jede Lotus-Arbeitsmappe, damit Anfragen, Gremien und Prüfer schnell bedient werden können, ohne einen Tabellenkalkulations-Client zu starten.

zwei. XLSX zur Überprüfung durch das Personal

XLSX ist das Arbeitsformat. Die Mitarbeiter der Abteilung öffnen es in Excel, um die Gesamtsummen zu überprüfen, Formeln zu prüfen oder den Plan für das nächste Jahr auf Grundlage eines historischen Ausgangswerts zu erstellen.

drei. CSV zur Aufnahme in Aufzeichnungssysteme

Die meisten modernen Records-Management- und ERP-Plattformen verarbeiten CSV gut. Verwenden Sie es für Paketlisten, Lieferantenlisten und alle tabellarischen Aufzeichnungen, die im System of Record gespeichert werden müssen.

Ein auf Aufbewahrung ausgerichteter Arbeitsablauf

Dokumentieren Sie den Aufbewahrungsplan, der für jedes Archiv gilt. Konvertieren Sie die ursprüngliche Lotus-Arbeitsmappe, behalten Sie die Binärdatei zusammen mit den konvertierten Ausgaben und erfassen Sie ein Konvertierungsprotokoll, das Quell- und Ausgabepfade sowie Zeitstempel verknüpft.

Behandeln Sie das konvertierte PDF als Zugriffskopie und die XLSX/CSV Ausgaben als Analyse-Kopien. Das ursprüngliche .wk1 bleibt im Tiefenarchiv, bis der Aufbewahrungsplan etwas anderes vorsieht.

Machen Sie Lotus zu einer Fußnote in Ihrem Plan zur Modernisierung der Unterlagen

Teams im öffentlichen Sektor erhalten selten zusätzliche Zeit, um diese Arbeit zu erledigen. Einmal konvertieren, den Arbeitsablauf im Records-Management-Plan dokumentieren und weitermachen – Ihr zukünftiges Ich, das eine Anfrage zu öffentlichen Aufzeichnungen bearbeitet, wird Ihnen danken.